QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Nhận thông tin từ khách hàng (Briefing)

Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ Khách hàng người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, địa điểm, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event... từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.
 
2. Brainstorm để hình thành Concept và Theme 
Sau khi nhận Brief hay RFP (Request for proposal) của khách hàng về người tổ chức sự kiện cùng với phòng Creative suy nghĩConcept  ý tưởng chủ đạo của event, thường được người làm Event ví như "linh hồn của Event" cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event như Mở màn, cách xuất hiện của các VIP, hoạt động entertainment trong suốt event…một cách chi tiết nhất sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event. Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event
 
Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là "Luôn tràn đầy năng lượng sống", còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ "Tràn đầy năng lượng" đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster..., qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động.
Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa, khách hàng mục tiêu, hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện.
Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.
 
3. Viết kế hoạch (Planning proposal)
Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó xây dựng thành một bài proposal hoàn chỉnh. Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng thấy một bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả...
 
Để cho người nghe và đọc có thể tưởng tượng được tường tận “mặt mũi” của bản kế hoạch chương trình, thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu... Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).
 
Một phần không thể thiếu nữa là bạn phải lập bảng Dự trù kinh phí hay còn gọi là Báo giá để gửi cho khách hàng, để khách hàng của bạn có thể đối chiếu với ngân sách của họ đang có hay phải chuẩn bị ngân sách cho event đó.
 
4. Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)
Sau khi đã có trong tay bản kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.
 
5. Tổ chức triển khai (Execution)
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nguồn nhân sự chuyên nghiệp để đảm bảo họ có thể thực hiện và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Việc này có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)...
 
Trong quá trình triển khai sự kiện người quản lý chính dự án là người kết nối các bộ phận trong suốt quá trình chuẩn bị và thực hiện. Họ phải lên các bảng mô tả, phân công công việc, checklist công việc, tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể để các bộ phận hiểu rõ công việc cũng như thời gian họ phải hoàn thành... Người quản lý dự án phải thật chi tiết và luôn giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt và đúng tiến độ đã gửi khách hàng.
 
Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, triển khai sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)... và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.
 
Trong sự kiện (At-Event), người Trưởng dự án sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/ Khách hàng.
 
Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp
 
6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report)
Một vài ngày sau khi event kết thúc chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết quyết toán với công ty:
·       Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
·       Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ…
·       Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...
·       Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm
Trong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm... vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.
Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc thực hiện một sự kiện. Nhưng trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn, đằng sau một Event, có rất nhiều thứ để làm…